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L'entretien par téléphone

Tout comme l'entretien en direct, l'entretien téléphonique nécessite une bonne préparation. Comment s'y prendre ? Quels arguments avancer ? Comment faire transparaître votre sourire par téléphone ?

Voici quelques conseils pour vous aider à surmonter votre stress et passer le barrage de la secrétaire.



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Conseils

Décrocher un rendez-vous : 3 bonnes raisons à exposer au recruteur

Un entretien de recrutement par téléphone, c'est bien. Cependant, un rendez-vous en face à face, c'est encore mieux ; surtout lorsque vous devez convaincre que vous êtes LE candidat idéal pour le poste.

Comment demander un rendez-vous à votre interlocuteur ? Rien de plus simple que de justifier cette proposition :

- vous souhaitez développer devant lui l'un des points que vous avez abordés au cours de la conversation (une expérience significative, un cas d'école, votre conception du métier, ce que vous pensez pouvoir apporter à l'entreprise, vos idées, etc. ) ;

- vous désirez lui présenter l'une de vos réalisations. Cela peut-être un book, une de vos oeuvres, mais également un mémoire ou une étude que vous avez réalisés (si la conversation vous a conduit à aborder ce sujet et que votre interlocuteur s'est montré intéressé) ;

- vous voulez lui présenter de vive voix votre CV.

Que répondre à ses objections ?

Première objection : « Nous ne recrutons pas en ce moment ! »
Demandez-lui alors : « Quelles sont vos périodes de recrutement ? ».
Enchaînez ensuite en cas de réponse évasive sur :
« Peut-être allez-vous effectuer des remplacements pour les vacances... Dans ce cas il serait intéressant que nous nous rencontrions pour un premier contact ».
S'il se montre toujours réticent, montrez-lui que vous ne faites pas du tout une fixation sur l'embauche. Il ne recrute pas en ce moment ? Peu importe ! Le rencontrer vous intéresse de toutes façons. Cela pourra vous servir pour vos prochaines recherches. De quoi le déculpabiliser de vous faire déplacer pour rien !
Il dit certainement la vérité quand il affirme que l'entreprise n'est pas dans une période d'embauche. Mais dans trois ou quatre mois, il voudra peut-être publier une petite annonce dans la presse. Si votre candidature lui a laissé une bonne impression, il vous rappellera peut-être.

Deuxième objection : « Votre profil ne correspond pas à ce que nous recherchons. » Répondre :« Pourriez-vous être plus précis ? En quoi ma candidature ne vous convainc pas ? ».
Votre interlocuteur sera ainsi obligé d'avancer des arguments que vous pourrez réfuter. Par exemple : « Vous êtes trop jeune ».
Répondez-lui : « J'ai 23 ans il est vrai, mais j'ai déjà à mon actif un an et demi d'expérience significative dans la vente. Ne croyez-vous pas que cela compte plus que l'âge ? »
Autre exemple : « Vous ne maîtrisez pas tel outil ! ».
Répondez-lui : « C'est vrai, mais ce type de technique s'acquiert assez rapidement et je suis prêt à suivre une formation d'une semaine ou deux. Par ailleurs, j'ai développé au cours de mes différentes expériences des compétences qui sont davantage directement liées au poste... »

Source : L'entretien d'embauche, aux éditions Studyrama.

 

Quelle est la raison de votre appel ?

Vous : « Bonjour Madame (sourire), Gérard Manfin à l'appareil. Pouvez-vous, s'il vous plaît, me passer Monsieur Untel ? » La secrétaire : « Il est très occupé, c'est à quel sujet ? »
Vous avez le choix entre deux stratégies : ruser, ou dire la vérité...

La ruse

Au lieu de dire que vous téléphonez dans le cadre d'une candidature spontanée, noyez le poisson en restant le plus vague possible. Vous pouvez expliquer : « J'ai mis en place de nouvelles techniques de vente (ou de fabrication, etc.) et je souhaiterais les lui présenter. »
Ce stratagème vaut ce qu'il vaut... Il peut fonctionner, mais également vous desservir si la secrétaire devine que derrière votre langue de bois se cache bel et bien une démarche de chercheur d'emploi.
Deuxième inconvénient, votre phrase est ambiguë et peut laisser croire que vous avez quelque chose à vendre à votre interlocuteur. Si ce dernier est très sollicité, il y a de fortes chances pour que la secrétaire vous demande d'envoyer, non pas votre CV, mais une brochure commerciale !
Troisième inconvénient, cette ruse convient mieux à des cadres confirmés qu'à des jeunes diplômés. Si vous commencez dans la vie active, il y a peu de chances pour que vous puissiez vous targuer d'avoir inventé de nouvelles approches ou techniques.

Dans ce cas, vous pouvez recourir à un autre stratagème, plus adapté aux jeunes diplômés : la demande d'information. Exemple : « Je suis diplômé de l'EXX et j'aurais voulu avoir des informations sur le métier de consultant en organisation ».
Avantage de cette méthode, comme dans le cas de la ruse numéro un, vous ne mentez pas sur votre démarche, ou du moins vous ne mentez que par omission.
Inconvénient : toutes les secrétaires ne sont pas sensibles au charme de l'étudiant (ou du jeune diplômé) en quête d'informations. Par ailleurs, cette ruse, comme toutes les ruses, peut se retourner contre vous. Quand le recruteur devinera que c'est bien d'un entretien d'embauche dont vous rêvez et non pas de son témoignage sur le métier, il risque de se braquer. Vous l'avez compris, ruser, c'est un peu jouer à quitte ou double.

Le choix de la vérité 

Toutes les vérités ne sont pas bonnes à cacher. Certains candidats par ailleurs seront beaucoup plus à l'aise en jouant franc jeu qu'en noyant le poisson. Une seule solution pour savoir à quelle catégorie vous appartenez : tester les deux méthodes pour voir laquelle des deux est la plus productive.
Vous choisissez de dire la vérité ? Cela ne veut pas dire pour autant qu'il ne faille pas y mettre les formes. Ne dites surtout pas « Je cherche un emploi de... », ou « C'est à propos du poste à pourvoir » ou encore « Je voulais savoir si par hasard l'entreprise n'embauchait pas en ce moment ». 

Montrez-vous sûr et conquérant !

Le tout est de convaincre la secrétaire que votre candidature est susceptible d'intéresser son supérieur hiérarchique et qu'elle commettrait une erreur en ne lui passant pas la communication. Tout recruteur a deux phobies : être submergé par un flot de candidatures inintéressantes ; passer à côté de « La candidature intéressante ». Vous pouvez donc convaincre la secrétaire de l'intérêt et de la rareté de votre candidature en lui expliquant : « J'ai entendu dire qu'il souhaitait étoffer son équipe de consultants et je pense qu'il y a différents points dans ma candidature qui pourraient l'intéresser ».

Pour aller plus loin : L'entretien d'embauche, aux éditions Studyrama

Passer le barrage de la secrétaire : 4 astuces

Ne croyez pas que les résistances de la secrétaire vont s'envoler du premier coup. Vous en viendrez à bout qu'après une polie et souriante, mais néanmoins ferme et décidée, guerre d'usure. Vous devez donc vous préparer à trouver des parades aux objections qu'elle ne manquera pas de formuler.

Première objection

« Il est en réunion ! » (ou en ligne ou à l'extérieur). Parade : « Pourriez-vous m'indiquer un créneau horaire où je pourrai le joindre sans le déranger ? »
La secrétaire va peut-être essayer de se débarrasser de vous en vous indiquant un horaire approximatif, peu importe. Rappelez à l'heure qu'elle vous a indiquée. Si elle vous informe qu'il n'est toujours pas disponible, demandez-lui quand vous pouvez rappeler. Et ainsi de suite...
Ce petit jeu peut durer très longtemps. Vous devez néanmoins faire preuve d'une sereine obstination. Pas question de vous mettre en colère ou de devenir cassant avec la secrétaire. Prenez-le avec le sourire, un peu comme si vous étiez coincé dans un embouteillage, cela ne sert à rien de klaxonner et dès lors qu'on prend les choses avec philosophie, elles deviennent largement plus supportables.
Ne soyez pas bêtement parano. A un certain niveau de responsabilité, il est tout à fait normal d'être en permanence en réunion, à l'extérieur, ou en ligne. La secrétaire ne vous ment pas obligatoirement. Dites-vous également qu'à force de l'avoir en ligne, vous finirez presque par la connaître. En vous montrant chaleureux et sympathique, vous parviendrez peut-être à en faire votre meilleure alliée.
Une dernière recommandation, vous gagnerez la sympathie de la secrétaire en vous montrant très souple et disponible. Proposez de rappeler le lendemain si c'est préférable, ne dites pas « Cet après-midi, c'est impossible, je serai en rendez-vous » (surtout s'il s'agit d'une pure invention visant à paraître débordé !) Adaptez-vous le plus possible à ses propositions. N'oubliez pas que vous êtes le demandeur.

Deuxième objection

« On vous rappellera ! » Attention, terrain miné ! Sachez qu'il y a 99 % de chances pour que le recruteur ne vous rappelle pas. Imaginez la scène, la secrétaire va lui laisser message sur son bureau, avec votre numéro de téléphone et votre nom (sans doute écorché) et la simple indication « A rappeler ». Le recruteur ne vous connaît ni d'Eve ni d'Adam.
S'il est un tant soit peu curieux, il va demander à la secrétaire l'objet de votre appel. Si celle-ci affirme l'ignorer ou suggère « Je me demande si ce n'est pas pour une embauche... », pensez-vous qu'il rappellera ?
Vous avez doublement intérêt à décliner l'offre de la secrétaire. Non seulement laisser vos coordonnées ne va aucunement inciter le recruteur à vous appeler. Mais en plus, cela va vous empêcher de rappeler ultérieurement. Car la secrétaire a désormais une arme redoutable dans les mains. Soyez bien sûr que si vous rappelez, elle ne manquera pas de vous rétorquer « Oui, j'ai bien transmis votre message à M. Untel. Il vous rappellera. » Il faut donc adopter une tout autre stratégie comme « Je préfère lui en parler de vive voix, quand me conseillez-vous de rappeler ? ».

Troisième objection

« Adressez-nous un courrier ! »
Là encore, votre démarche doit être subtile. Si vous refusez son invitation, la secrétaire risque de se braquer contre vous. C'est toujours désagréable d'essuyer un refus, même poli. Vous avez donc intérêt à accepter la requête. D'un autre côté, il est hors de question que vous abandonniez l'idée de joindre directement le recruteur. Si vous avez pris la peine de le contacter directement, c'est justement parce que vous savez qu'un contact téléphonique a mille fois plus de chances de déboucher sur un entretien qu'une simple lettre de candidature. Votre réponse doit donc s'apparenter à un « oui, mais ». Parade : « C'est justement ce que je m'apprêtais à faire, mais je voulais éclaircir au préalable un point avec lui. » ou « Je n'y manquerai pas, mais je souhaiterais lui poser au préalable une ou deux questions ».

Quatrième objection

« Il est très occupé ! » Là, la réponse coule de source. Parade : « J'en ai vraiment pour quelques minutes. Pourriez-vous me mettre en relation avec lui, c'est assez urgent ? ». Si la secrétaire ne se laisse pas convaincre, inutile d'insister. Vous ne devez en aucun cas lui donner l'impression que vous lui forcez la main. Montrez-vous accommodant, et proposez de rappeler ultérieurement, elle vous en saura gré.

 

Pour aller plus loin : L'entretien d'embauche, aux éditions Studyrama


En ligne avec le recruteur : 5 minutes pour décrocher un entretien

Vous avez enfin réussi à passer le cap de la secrétaire. C'est un pas en avant, mais tout reste encore à faire ! Surtout que votre interlocuteur vous a prévenu d'un ton un peu sec « Faites vite, je vous accorde cinq minutes montre en main ! ».

Comment s'y prendre ?

Première règle, être extrêmement poli sans sombrer pour autant dans l'excès. Présentez-vous une nouvelle fois (il y a de fortes chances pour que le recruteur ait oublié votre nom). Déclinez simplement votre prénom et votre nom, sans les faire précéder de Monsieur ou Madame, cela fait un peu puéril et désuet. Remerciez votre interlocuteur avec sobriété et laconisme : « Bonjour, Matthieu G. à l'appareil. Merci tout d'abord d'avoir bien voulu prendre la communication » (mais surtout pas :« Je suis bien conscient que vous devez avoir un emploi du temps très chargé, aussi je ne saurais assez vous remercier d'avoir accepté de prendre cette communication ! »).

Parler de l'entreprise

Attaquez ensuite le cœur du sujet sans plus attendre. L'idéal est d'attirer l'attention du recruteur en commençant par parler de lui et de sa société. Vous pouvez par exemple lui dire « J'ai lu dans la presse (ou j'ai appris) que votre entreprise cherchait un ingénieur spécialiste de... ». C'est la méthode la plus directe. Votre interlocuteur comprendra aussitôt que vous souhaitez le rencontrer afin de lui proposer votre candidature. Vous pouvez également développer d'autres arguments. Par exemple « J'ai appris que vous comptiez développer telle ou telle filière, prospecter tel ou tel marché, étoffer votre équipe de vente, changer de système informatique, acquérir telle ou telle machine, etc. ». En procédant de la sorte, vous montrerez à votre interlocuteur que vous vous intéressez à son entreprise et que vous ne proposez pas votre candidature au hasard.

Parler de soi

Après avoir éveillé son intérêt en parlant de lui et de son entreprise, parlez de vous. Pour le faire mordre à l'hameçon, une seule solution : faire le lien entre la première information que vous avez donnée (le développement d'une nouvelle filière, etc.) et votre candidature. Exemple : vous avez une première expérience dans une entreprise qui a justement développé cette filière, ce produit, ces techniques.
Ou encore : dans le cadre de vos études, vous avez fait un mémoire sur ce sujet, ou votre école est en pointe dans ces domaines, etc.
Autre exemple : vous avez appris que cette société comptait conquérir le marché hispanique, or vous avez travaillé un an dans une entreprise espagnole. Cette technique n'est pas universelle. Il est fort possible que pour certaines entreprises, vous ayez du mal à faire le lien entre leur stratégie immédiate et votre candidature.

Pour aller plus loin : L'entretien d'embauche, aux éditions Studyrama


Votre objectif : décrocher un rendez-vous

Ne perdez pas de vue cet l'objectif ! Votre mission : présentez les grands axes de votre candidature sans épuiser totalement le sujet.

Si votre interlocuteur vous relance en vous posant des questions, répondez-lui. C'est bon signe, il juge votre candidature intéressante et il veut en savoir plus. Mais gardez toujours en tête que vous allez devoir « conclure » (comme disent les commerciaux) et obtenir un entretien. Dans la plupart des cas, ce sera à vous d'en formuler la demande. Il y a peu de chances pour que votre interlocuteur prenne l'initiative. N'attendez pas que la conversation s'éteigne d'elle-même ou que le recruteur vous signifie qu'elle a assez duré pour aborder la question. Il est préférable de le faire dans le feu de l'action. Coupez-vous donc vous-même la parole (pas celle de votre interlocuteur, c'est toujours assez désagréable !).

Comment procéder ?

Par exemple, vous êtes en train d'exposer vos précédentes expériences. Vous en avez déjà assez dit pour éveiller l'intérêt de votre interlocuteur. Au milieu d'une démonstration, vous marquez un court arrêt (indiquant ainsi que vous pourriez en parler encore longtemps) et vous suggérez : « Peut-être serait-il préférable que nous nous rencontrions ? ».
A ce stade de la conversation, le recruteur s'est trop avancé en vous posant des questions et il peut difficilement reculer. Il peut tergiverser en prétextant qu'il est très occupé. Dans ce cas, ne lâchez pas le morceau et montrez-vous conciliant : « Avez-vous davantage de disponibilités la semaine prochaine ou dans les semaines à venir ? ».

Pour aller plus loin : L'entretien d'embauche, aux éditions Studyrama

Apprenez à « sourire par téléphone »

Tous les spécialistes de la vente par téléphone vous le diront, on peut très bien sourire par téléphone. La voix fait passer beaucoup de choses, sans même que l'on s'en aperçoive.

Il vous est certainement arrivé ce type d'expérience, vous avez eu un premier contact téléphonique avec quelqu'un, quelques heures ou quelques jours plus tard, vous découvrez le visage de cette personne : vous êtes étonné, car vous vous l'étiez imaginée tout autrement.
En réalité, il suffit d'entendre une voix pour avoir l'impression d'être en contact avec une personne blonde ou brune, dotée d'un certain physique, etc. De la même manière, votre interlocuteur va se faire une idée relativement précise de votre personnalité, sur le simple son de votre voix, il va vous juger sympathique, ouvert, agréable, dynamique, motivé, etc.

Enregistrez votre voix

Il est difficile de s'entendre soi-même. Vous avez donc intérêt à vous entraîner en vous enregistrant sur un magnétophone. Certaines voix sont naturellement plus agréables que d'autres, mais dans tous les cas on peut les améliorer sensiblement avec un peu d'exercice.
Faites un test, enregistrez au magnétophone les premières phrases d'introduction que vous allez prononcer. Dans un second temps, enregistrez les mêmes phrases, mais en imaginant que vous êtes en face de cette personne. On vient de vous ouvrir la porte, le recruteur vous tend la main en guise d'accueil. Au moment où vous apercevez son visage, vous lui souriez (sourire est la première consigne que l'on donne au candidat qui fait les premiers pas dans le bureau du recruteur). En réécoutant la bande, vous vous apercevrez de la différence qui règne entre ces deux versions. Sur la seconde, on « entend » bien un sourire. Pour le reproduire le jour de l'entretien téléphonique, rien de plus simple, oubliez l'aspect froid et dépersonnalisé du téléphone, imaginez que vous êtes en face de votre interlocuteur, souriez « physiquement ».
Si votre élocution et votre débit laissent à désirer, travaillez-les également. Un bon débit n'est ni lent, ni rapide. Néanmoins, en général, vous devrez vous efforcer à le ralentir. Dans le feu de l'action, on est toujours tenté de parler trop vite pour se débarrasser de cette épreuve.

Pour aller plus loin : L'entretien d'embauche, aux éditions Studyrama


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