Assistant administratif H/F - ref. 25CIAS040 H/F

Le poste

La mission :

DÉFINITION
Au sein d?une équipe pluridisciplinaire, l?assistant administratif H/F assure la coordination du pôle « Aide ». Polyvalent, rigoureux et doté d?un excellent relationnel, il coordonne les différents interlocuteurs et participe à la tenue des dossiers de prise en charge et d?admission ainsi qu?à la gestion des plannings.

SITUATION ACTUELLE

- CIAS Arlysère
- Sous l?autorité du responsable du pôle « Aide »

CONDITIONS D?EXERCICE

- Lieu : Bâtiment de l?EAS à Albertville
- Temps de travail : Temps complet (35 heures hebdomadaires)
- Contrat : CDD de remplacement renouvelable jusqu'au 19/10 à pourvoir dès que possible
- Conditions de travail : Horaires réguliers avec possibilité de variation d?amplitude en fonction des obligations du service ? Travail en bureau ? Disponibilité ? Continuité de service

RELATIONS FONCTIONNELLES

- Relations internes : Responsable hiérarchique direct, coordinatrice de secteur, ensemble des agents du service et agents du CIAS?
- Relations externes : Public, bénéficiaires et leurs familles, conseil départemental, caisses de retraite, maisons de retraite, centres hospitaliers, organismes de tutelle, prestataires de services, partenaires?

CADRE STATUTAIRE

- Adjoints administratifs
- Recrutement par voie contractuelle

MISSIONS
1. Assurer la gestion administrative du pôle « Aide »
- Constituer les dossiers bénéficiaires, procéder à leur renouvellement, leur mise à jour, leur suivi et saisir les prises en charges des bénéficiaires
- Réaliser les plannings des aides à domicile et procéder aux modifications nécessaires en lien avec la télégestion mobile
- Participer à la mise en oeuvre et au suivi des plans d?aide et veiller à leur bon déroulement
- Participer à la mise à jour et au suivi de la réalisation du projet personnalisé des bénéficiaires
- Suivre les hospitalisations et les absences des bénéficiaires et élaborer les états récapitulatifs correspondants
- Accompagner les aides à domicile au quotidien et sur les nouvelles prises en charge et au quotidien
- Mettre à jour les documents relatifs aux astreintes effectuées par les aides à domicile après validation avec les coordinateurs
- Participer, si besoin, aux visites à domicile dans le cadre du suivi des bénéficiaires
- Assurer la remontée des éléments de paie avec le service RH et les coordinateurs
- Assurer la facturation du service
- Contribuer à l?accueil et à l?intégration des nouveaux agents et stagiaires
- Transmettre dans les délais les statistiques et les éléments nécessaires au bon fonctionnement du service
- Assurer la diffusion d?informations
- Photocopier, trier, classer et archiver les documents
- Signaler les dysfonctionnements et les anomalies
- Prendre le relais des activités et assurer le remplacement des collègues empêchés

2. Assurer la gestion administrative du portage de repas à domicile et téléalarme
- Constituer les dossiers de prise en charge pour le portage des repas et la téléalarme, assurer leur suivi et leur mise à jour
- Transmettre aux cuisines centrales et au prestataire de téléalarme les éléments nécessaires
- Suivre toutes les demandes et problématiques
- Suivre et gérer la télégestion mobile de portage des repas en lien avec les livreurs et les bénéficiaires
- Gérer la facturation, le prélèvement automatique des factures et suivre les règlements en lien avec le service financier
- Compléter les tableaux de bord nécessaires au suivi de l?activité et à la réalisation des statistiques du service
- Editer et transmettre annuellement les attestations fiscales aux bénéficiaires ainsi que les questionnaires de satisfaction
- Assurer le suivi des courriers

Le profil :

PROFIL

Requis : Permis B en cours de validité
Souhaité : Expérience sur un poste similaire


SAVOIRS


Maîtrise de l?outil bureautique
Qualités rédactionnelles


SAVOIRS ÊTRE


Discrétion et respect de la confidentialité
Organisation
Ecoute et adaptation aux différents interlocuteurs
Rigueur


CONDITIONS D?EMPLOI


Rémunération selon les grilles statutaires avec régime indemnitaire
Participation employeur prévoyance et mutuelle si le contrat est labelisé
Possibilité d?adhérer au COSI et au CNAS en fonction de l?ancienneté
Forfait mobilité durable
Titres restaurant
Accès à un coffre-fort numérique