Assistante de Direction Juridique et Assurances H/F

Le poste

La mission :

SPIE est le leader européen indépendant des services multi-techniques dans les domaines de l'énergie et des communications. Nos 48 000 collaborateurs sont engagés pour réussir avec nos clients la transition énergétique et la transformation numérique.
SPIE a réalisé, en 2022, un chiffre d'affaires consolidé de 8,1 milliards d'euros et un EBITA consolidé de 511 millions d'euros.

Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc?), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)?.
Gestion des agendas
Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d'administration
Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)
Suivi des abonnements de la DJA
Réception de courriers/dépôts d'actes d'huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d'un tableau excel).
Missions plus particulières :
Budget :
Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)
Gouvernance :
Co-administrateur de l'outil documentaire du Conseil d'administration : Diligent
Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
Convocations des membres des Conseils d'administration,
Registre de présence
Suivi des traductions des PV des Conseils d'administration
Transcription des PV Boards et AG sur les registres (dématérialisés depuis cette année dans PF registres)
Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
Gestion des notes de frais des administrateurs
Liste des initiés du Groupe :
Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
Suivi des courriers d'entrées/sorties

Le profil :

Esprit d'initiative
Discrétion
Organisation et rigueur
Réactivité et autonomie
Aisance relationnelle
Esprit d'équipe
Capacités rédactionnelles
Disponibilité
Capacité à travailler dans des délais contraints

Expérience de 10 ans et plus dans un poste similaire pour une direction fonctionelle type finance juridique ...

Avantages grand groupe (primes vacances, prime annuelle, intéressement, participation, chèques vacances, accord de télétravail, crèche d'entreprise, RTT, mutuelle familiale, CSE, actionnariat salarial...)